rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

4 cara menghindari lembur saat Menghitung Gaji

4 cara menghindari lembur saat Menghitung Gaji

Sudah lebih dari 10 tahun kami mempelajari bisnis proses di banyak perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang telah menjadi pelanggan kami. Pekerjaan lembur hampir dilakukan di setiap penghujung akhir bulan, pada saat menghitung gaji karyawan. Pertanyaan yang muncul dari kami “Kenapa harus melakukan lembur setiap menghitung gaji?”. Bukankah dengan melakukan lembur, biaya perusahaan akan semakin bertambah?.

Kami terus mencari jawabannya, terlebih kami harus melakukan site survey dan pendekatan ke beberapa pelanggan kami.
Karena sesuai visi kami, “To Make The Work Easier”. Kami ingin membantu pelanggan kami dalam melakukan pekerjaan menjadi lebih mudah, karena kami yakin dengan mempermudah satu pekerjaan, maka akan timbul satu pekerjaan baru yang lebih produktif.

Hasilnya, kami menemukan 4 alasan kenapa harus melakukan lembur di saat menghitung gaji. Dengan mengetahui alasan ini, maka kita dapat mempersiapkan sejak dini, supaya tidak perlu melakukan lembur saat menghitung gaji. 4 Alasan tersebut diantaranya :

Pertama:
Pastikan Data Jadwal Kerja Produksi di dalam Payroll System sudah sesuai dengan data aktual di lapangan.
Informasi jadwal kerja produksi yang dibuat oleh bagian Produksi harus diketahui oleh bagian HRD Payroll. Supaya segala pemberian tunjangan yang melihat shift kerja dapat terhitung secara tepat dan perhitungan menit keterlambatan dapat terhitung juga secara tepat.

Kedua:
Pastikan Data Surat Perintah Lembur (SPL) sudah diterima oleh bagian HRD Payroll, paling lambat pada tanggal cut-off.
Walaupun perhitungan uang lembur akan dilakukan setelah tanggal cut-off, tetapi input data SPL ke dalam payroll system dapat dilakukan disetiap harinya. Hal ini, untuk menghindarkan load pekerjaan yang banyak di saat tanggal cut off.

Ketiga:
Pastikan Data Pergantian/Pertukaran Shift Kerja sudah diterima oleh bagian HRD Payroll, paling lambat pada tanggal cut-off.
Pekerjaan manual yang sering dilakukan oleh bagian HRD Payroll adalah memeriksa jadwal kerja karyawan yang tidak sesuai antara jadwal shift kerja dengan jam aktual absensi karyawan. Pekerjaan ini menjadi poin extra untuk dibenahi oleh bagian HRD Payroll, supaya data tunjangan yang melihat shift kerja dapat terhitung secara tepat.

Maka, segala informasi pergantian/pertukaran shift kerja karyawan produksi, harus diinformasikan juga ke bagian HRD Payroll.
Dengan melihat 3 alasan di atas, diperlukan koordinasi antara bagian Produksi dengan bagian HRD Payroll, supaya tidak terdapat informasi yang tidak disampaikan.

Tetapi, di beberapa pelanggan kami, untuk menerapkan 3 alasan di atas sangatlah sulit, karena harus mempersatukan 2 bagian terkait, satu bagian berkonsentrasi pada padatnya deadline pengerjaan produksi, dan yang satu bagian lainnya untuk menjadikan administrasi penggajian dapat terlaksana dengan baik dan penghitung gaji dilakukan secara tepat.

Lalu, kami menemukan cara lain supaya masalah diatas dapat teratasi. Kami melihat sumber data yang dihasilkan dari 3 alasan diatas, yakni Jadwal Shift Kerja, Data Surat Perintah Lembur dan Data Pergantian/Pertukaran Shift Kerja, yang ke-3 nya bersumber dari seorang admin produksi.

Jika seorang admin produksi dapat mengatur sendiri jadwal shift kerja, SPL Lembur dan Pergantian Shift Kerja di dalam suatu sistem, maka data tersebut akan langsung tersimpan. Jadi, tidak akan terjadi double input yang dilakukan oleh admin HRD Payroll. Alur ini biasa kami sebut dengan “Simplified Model”

Keempat:
Pastikan Tidak terdapat data aktual Jam Masuk dan Jam Keluar karyawan yang kosong, paling lambat pada tanggal cut-off.
Sudah menjadi masalah yang klasik, data aktual kehadiran karyawan masih tidak terekam di dalam mesin absensi, sehingga admin bagian HRD Payroll harus melakukan pekerjaan extra untuk membenahi ketidaklengkapan data kehadiran karyawan.

Beberapa masalah yang kami temukan di beberapa pelanggan kami, diantaranya :

  1. Data Kehadiran yang tidak terekam oleh mesin absensi, karena karyawan melakukan absen diluar range yang sudah ditentukan.
  2. Data Kehadiran Lintas Hari yang tidak terekam oleh mesin absensi.
  3. Data Kehadiran Lintas Hari yang terekam oleh mesin absen, tetapi dianggap data kehadiran untuk keesokan harinya.

Berangkat dari masalah di atas, kami membuat suatu Smart Attendance sebagai pengganti mesin absensi. Smart Attendance dapat mendeteksi dari jam absensi karyawan, apakah tergolong karyawan melakukan lembur atau tergolong karyawan pindah shift kerja. Jika sistem menemukan belum terdapat SPL (Surat Perintah Lembur) atau pengajuan perubahan shift kerja, maka dengan Smart Attendance, masing-masing karyawan dapat mengajukan sendiri, yang nantinya perlu dilakukan persetujuan oleh atasan sebelum masuk ke dalam Payroll System.

Dengan perubahan bisnis proses seperti ini, maka akan banyak pekerjaan manual yang dihilangkan. Sehingga biaya perusahaan akan jauh semakin murah dan dapat meningkatkan produktifitas karyawan.

 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.