rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

Mengurangi Biaya Perusahaan dengan Business Process Modelling

Mengurangi Biaya Perusahaan dengan Business Process Modelling

Business Process Modeling di dalam suatu perusahaan terutama manufacturing menjadi peran yang sangat penting sekali. Dengan mempunyai Business Process yang efisien, maka biaya juga akan turun, sehingga biaya produksi akan menjadi sangat murah.

Karena saya di Andal Software yang banyak menangani perhitungan penggajian, kami juga mengamati Business Process di dalam pengelolaan payroll. Ada beberapa hal yang sekarang ini sudah banyak ditinggalkan oleh perusahaan-perusahaan yaitu pembayaran menggunakan uang cash.

Biaya dan resiko yang dikeluarkan untuk menghitung uang untuk gaji setiap karyawan menjadi pekerjaan yang cukup memakan banyak orang dan waktu, sedangkan di dalam business process setiap pekerjaan adalah biaya.

Belum lagi kalau misalkan jumlah uang yang dihitung kurang, mungkin akan terselip di salah satu amplop, dan bila dihitung ulang, maka pekerjaannya akan banyak sekali memakan waktu dan tenaga.

Pada awal kami menjual software payroll beberapa pelanggan kami masih membayar gaji dengan uang cash, kami sangat sulit untuk menyakinkan mereka, bahwa dengan menggunakan transfer bank biayanya jauh lebih murah. Biasanya keberatan dari mereka adalah adanya biaya administrasi yang dikenakan setiap bulan yang besarnya berkisar antara 7,500 – 15,000. Tetapi bila dibandingkan dengan menggaji orang untuk menghitung uang dan resiko kekurangan uang akan lebih besar dengan biaya tersebut.

Perubahan yang sekarang sudah banyak dilakukan adalah pencatatan kehadiran dengan menggunakan Check Clock, setiap karyawan diberi kartu yang dapat digunakan untuk satu bulan, bila karyawan masuk kerja dan pulang kerja, maka karyawan tersebut mengambil kartunya sendiri, untuk dimasukan ke dalam mesin check clock.

Biasanya pada siang hari bagian administrasi akan mengambil kartu tersebut untuk dimasukan ke dalam komputer, kemudian dihitung uang kehadiran, uang lembur dan sebagainya. Pada saat memindahkan data dari check clock card ke dalam komputer memerlukan tenaga kerja tambahan. Hal ini memerlukan biaya dan waktu yang cukup panjang.

Dengan mesin check clock diganti elektronik bisa menggunakan kartu atau jari, maka tidak perlu lagi ada orang yang memasukan data dari kartu ke komputer, semua data karyawan yang hadir dapat langsung dibaca oleh komputer. Disini biaya pencatatan kehadiran akan jauh lebih murah dibandingkan dengan menggunakan Check Clock.
Perubahan yang terjadi pasti ada biaya investasi yang dikeluarkan, tetapi biaya operasinya akan jauh lebih murah.

Menghitung Gaji Banyak Yang Lembur Saat Cut Off.
Lebih dari 10 tahun kami mengamati banyak perusahaan yang bagian payroll-nya harus lembur untuk menghitung gaji, pertanyaannya adalah “Mengapa harus lembur untuk menghitung gaji di saat cut off date ?” , ternyata permasalahan utamanya adalah keterlambatan data yang diberikan dari bagian produksi ke bagian payroll, seperti Surat Perintah Lembur, Pergantian Shift, yang sumbernya dari produksi, belum lagi yang data kehadirannya tidak dapat ditarik dari mesin pencatat kehadiran, sehingga harus diperbaiki.

Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana caranya agar biaya perhitungan payroll ini bisa lebih murah lagi, keterlambatan data yang diberikan oleh bagian produksi seharusnya tidak terjadi, karena bagian produksi sudah seharusnya membuat surat perintah lembur, mengatur shift kerja karyawan, dan mengganti shift karyawan seandainya ada karyawan yang berhalangan hadir. Yang membuat data tersebut di Admin Produksi, sedangkan yang mengolah data di Admin Payroll, sehingga memerlukan pengiriman data yang berupa kertas oleh bagian produksi dan dimasukan ke dalam komputer oleh bagian payroll. Disini terjadi double work, satu pekerjaan yang sama dilakukan berulang oleh orang yang berbeda.

Agar prosesnya lebih efisien, maka bagian produksi harus memasukan data Surat Perintah Lembur, Pengaturan Shift Kerja, dan Perubahan Shift Kerja, termasuk di dalamnya bila ada karyawan produksi yang minta cuti, harus dilakukan oleh admin produksi, walaupun persetujuan akhir dapat dilakukan oleh bagian HRD.

Perbaikan Business Process Payroll.
Untuk memperbaiki proses perhitungan gaji, maka diperlukan perubahan dan juga diperlukan alat yang dapat menunjang perubahan tersebut. Andal Software membuat software Andal Kiosk yang dapat melakukan pencatatan kehadiran sekaligus memeriksa shift kerja serta lembur karyawan tersebut, sehingga bila ada karyawan lembur yang belum mempunyai Surat Perintah Lembur, dapat dimasukkan oleh karyawan tersebut ke Andal Kiosk sebagai pengganti mesin pencatat kehadiran, kemudian supervisor melakukan persetujuan (Approval).


Perubahan proses ini akan mengurangi banyak pekerjaan di admin bagian payroll, sehingga bagian payroll dapat selalu menerima data tepat pada waktunya, dan tidak harus lembur lagi. Pembagian pemasukan data ini akan membuat Business Process Payroll menjadi jauh lebih efisien, sehingga dapat menurunkan biaya.

Disamping menurunkan biaya proses penggajian, bagian produksi juga akan mendapatkan alat untuk mengatur jumlah karyawan yang bekerja disetiap shiftnya, siapa saja yang boleh cuti, siapa yang sering terlambat, dan siapa saja yang sering absen.
 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.