rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

2 Alasan Utama Mengapa Menghitung Gaji harus kerja Lembur?

2 Alasan Utama Mengapa Menghitung Gaji harus kerja Lembur?

Jumlah pelanggan Andal Software yang bergerak di bidang Manufaktur sekitar 80%, dan lebih dari 50% yang mempunyai karyawan diatas 700 orang. Permasalahan yang terjadi hampir semua dari pelanggan kami melakukan lembur pada saat mendekati tanggal cut off, pada awalnya kami berpikir “Permasalahan terjadi karena pada saat memasukan data lembur memerlukan waktu lama karena software-nya sulit digunakan”.

Kami sudah mencoba untuk memperbaiki, memang lebih cepat untuk memasukan data, tetapi permasalahan utama yaitu bagian payroll melakukan pekerjaan ekstra. Maka kami melakukan research ke beberapa pelanggan kami.

Yang kami lakukan adalah mengamati bisnis proses perhitungan gaji karyawan pabrik, biasanya dalam melakukan perhitungan gaji dibagi menjadi dua bagian, perhitungan karyawan pabrik yang dilakukan oleh satu orang dan perhitungan gaji bagian kantor (staff) yang dilakukan oleh orang lain.

Mesin pencatat kehadiran, baik yang menggunakan kartu maupun finger print hanya dapat menerima data saja. Mesin tersebut tidak memiliki kemampuan untuk memeriksa di shift berapa karyawan tersebut harusnya bekerja, sehingga bila terjadi salah shift (karena menukar shift dengan temannya tidak diubah), maka data kehadiran karyawan tersebut tidak dapat masuk ke dalam software payroll.

Perubahan roster dilakukan oleh bagian payroll, sedangkan yang melakukan perubahan bagian produksi, kalau bagian produksi terlambat memberitahukan ke bagian payroll, maka roster yang ada pada bagian payroll tidak sesuai dengan roster yang dimiliki oleh bagian produksi.

Akibat dari permasalahan ini adalah data kehadiran yang ada di software payroll banyak yang tidak lengkap. Sehingga pada proses payroll ada beberapa karyawan yang uang kehadirannya tidak terbayar.

Pekerjaan yang menyebabkan mereka lembur adalah memasukan data SPL, pergantian shift kerja, dan Roster (jadwal kerja karyawan). Data-data ini didapat dari bagian produksi, bagian produksi membuat roster bertujuan untuk mengatur buruh pabrik agar proses produksi dapat berjalan dengan lancar, kalau ada pesanan barang yang perlu diselesaikan segera, maka dibuat Surat Perintah Lembur (SPL) agar pekerjaannya dapat diselesaikan tepat waktu. Bila ada karyawan yang berhalangan, maka dibuat perubahan shift kerja.

Untuk melaporkan data Roster, SPL dan perubahan Shift Kerja ke bagian payroll, diperlukan pekerjaan ekstra karena harus menulis ulang di kertas untuk dilaporkan ke bagian payroll. Permasalahannya terjadi disini, karena bagian produksi pasti akan memberikan prioritas pada kelancaran jalannya produksi. Sehingga administrasi yang sifatnya tambahan akan menjadi prioritas kedua. Padahal bagian payroll juga dikejar waktu untuk dapat menyelesaikan pemasukkan data sebelum cut off, sehingga perhitungan gaji tidak terlambat.

  1. Keterlambatan Data Dari Bagian Produksi
  2. Polling Data Mesin Pencatat Kehadiran
  3. Bagaimana Mengatasinya?

    Bagian produksi mempunyai kepentingan membuat Roster, SPL dan perubahan shift kerja yang digunakan untuk kebutuhan produksi, agar produksinya dapat berjalan lancar. Sehingga bagian produksi tidak mau dilibatkan pekerjaan yang bukan untuk bagian produksi.

    Andal Software membuatkan alat untuk membuat Roster, SPL dan perubahan shift kerja di modul Andal Linkage. Dengan menggunakan Andal Linkage, maka bagian produksi dapat memasukan Roster, SPL dan perubahan shift, karena memang bagian produksi memerlukan hal tersebut diatas untuk kepentingan produksi agar berjalan lancar.

Data Roster, SPL dan perubahan shift kerja yang dimasukan oleh bagian produksi dapat langsung dibaca oleh bagian Payroll, sehingga bagian payroll tidak perlu memasukkan data Roster, SPL dan perubahan shift kerja lagi. Dan karena data tersebut dimasukan sebelum terjadinya lembur, maka tidak ada keterlambatan data lagi.

Beberapa pelanggan kami yang telah menggunakan Andal Linkage ini, merasa terbantu dan bagian payroll dapat memproses data gajinya tepat waktu, tanpa harus lembur.

Permasalahan lain yang terjadi adalah seputar mesin pencatat kehadiran, mesin ini tidak dapat memeriksa apakah karyawan yang melakukan presensi sesuai dengan jadwal kerjanya?

Andal Software membuat Smart Attendance yang dapat melakukan pengecekan shift berapa karyawan yang melakukan presensi bekerja. Bila shift yang telah ditentukan dan shift kerja sebenarnya berbeda, maka mesin dapat mendeteksi dan akan menanyakan konfirmasi terhadap karyawan yang melakukan presensi.

Keuntungan menggunakan smart attendance adalah :
  1. Bagian payroll tidak perlu melakukan polling data kehadiran, sehingga data kehadiran dapat dilihat secara real-time.
  2. Perubahan shift dapat dilakukan dengan mudah karena karyawan yang melakukan presensi juga dapat mengkoreksi shift pada saat karyawan bekerja.
  3. Dapat mendeteksi jam lembur. Bila karyawan pulang malam, smart attendance akan ‘bertanya’ “Apakah kamu lembur? Berapa Jam?”. Tetapi, proses ini akan melalui tahapan persetujuan oleh atasan terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam database Payroll.

Dengan menggunakan Andal Linkage dan Smart Attendance yang diberi nama Andal Kiosk, maka pekerjaan menghitung gaji akan jauh lebih sedikit pekerjaannya, karena pekerjaan manual dapat dilakukan otomatis.
 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.