rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

Payroll Software Yang Fleksible

Payroll Software Yang Fleksible

Andal Software telah berdiri lebih dari 25 tahun, dan selama dua puluh lima tahun, kami telah mengganti beberapa kali model bisnis. Dimulai dari membuat software custom, kemudian beralih ke software paket untuk masal seperti untuk mengelola pembukuan yang diberi nama PRESISI, untuk mengelola perdagangan yang diberi nama SAUDAGAR, dan Poin of Sales yang diberi nama Andal POS, serta untuk mengelola apotek yang disebut SIAP.

Setelah hampir sepuluh tahun membuat software paket untuk masal, mulai membuat paket software untuk enterprise, tetapi karena tidak mendapatkan kebutuhan pelanggan yang cukup banyak, model bisnisnya menjadi Semi Custom software untuk HR, Payroll, PPh 21 dan Attendance.

Pada saat mengganti model bisnis ke Semi Custom ini Andal Software jatuh, sehingga pada tahun 2004, meluncurkan paket software baru untuk enterprise yang diberi nama Andal PayMaster 2004. Model bisnis ini hingga sekarang, Andal PayMaster selalu di update versinya dan sekarang masuk ke versi 5.0 atau versi dagangnya diberi nama Andal PayMaster 2016.

Selama lebih dari sepuluh tahun menggeluti payroll, banyak sekali pengalaman yang didapatkan baik interkasi dengan customer, maupun didalam pengembangan produk dan pemasaran software payroll. Salah satu topik yang sering dijumpai di lapangan adalah permintaan software yang fleksible. Tetapi sebelum membahas software yang fleksible saya akan membahas pandangan dari banyak customer tentang software yang fleksible, dan saya akan mengemukakan bagaimana seharusnya software yang fleksible itu.


Definisi Software yang Fleksible

Software yang fleksible menurut customer adalah software yang dapat memenuhi apa yang diinginkan. kesimpulan ini karena pada saat tim Andal Software menyatakan bahwa software kami adalah Paket dan tidak bisa di ubah softwarenya, langsung mereka mengatakan bahwa softwarenya tidak fleksible.


Menurut kami definisi software yang fleksible adalah :
  1. Software yang dapat mengikuti perkembangan perusahaan, apabila jumlah karyawan perusahaan bertambah, dan organisasinya juga berubah, maka software masih bisa menangani perubahan tersebut, atau apabila ada penambahan atau perubahan komponen gaji, maka software tersebut masih bisa untuk menambahkan.
  2. Software yang dapat mengikuti peraturan pemerintah sehubungan dengan perubahan peraturan pajak. Pemerintah Indonesia sering melakukan perubahan peraturan pajak, disesuaikan dengan perkembangan pemerintahan di Indonesia. Bila ada peraturan pajak, maka software tersebut tanpa harus diminta oleh customer telah menyediakan updatenya sesuai dengan peraturan pemerintah.
  3. Software yang dapat menyesuaikan dengan perkembangan teknologi. Teknologi hardware computer perkembangannya sangat cepat, software yang ada didalam komputer tersebut juga harus disesuaikan dengan perkembangan hardware yang ada, agar dapat memanfaatkan kecepatan dan kemajuan teknologi hardware. Sering terjadi perusahaan sulit untuk mengganti hardware computer yang sudah cukup lama, karena kalau ganti hardware, softwarenya tidak dapat berjalan dengan baik.
Software Custom Fleksibel?

Untuk mempelajari perbedaan antara software custom dan software paket dapat dibaca di buku mengapa implementasi software banyak yang gagal ?, software custom memang dibuat sesuai dengan kebutuhan pelanggan, apa yang pelanggan minta pasti dapat dipenuhi. Kalau hanya sekedar memenuhi permintaan pelanggan dianggap fleksible, coba kita lihat yang terjadi di lapangan.

Pada saat pelanggan membuat software custom, software yang dibuat sesuai dengan keadaan perusahaan pada saat software tersebut dibuat. Tentunya setiap perusahaan didirikan dengan tujuan selalu akan berkembang, sekarang seandainya perusahaan tersebut mulai dengan 100 karyawan, kemudian berkembang menjadi 1000 karyawan, tentunya organisasi juga berubah, komponen gaji juga ada yang bertambah dan mungkin juga ada yang berubah. Kalau software yang dibuat pada saat keadaan perusahaan dengan 100 karyawan, tentunya software tersebut tidak dapat digunakan lagi pada saat jumlah karyawannya mencapai 1000. Bisa digunakan bila memanggil kembali si vendor dan meminta untuk diubah softwarenya disesuaikan dengan kebutuhan pada saat sekarang.

Seandainya menggunakan software paket, software paket tentunya didesain untuk dapat digunakan di banyak macam perusahaan. Oleh sebab itu paket software dapat mempunyai pelanggan yang banyak dan semuanya menggunakan software yang sama. Mungkin ada beberapa fungsi software paket yang tidak digunakan, tetapi fungsi tersebut juga tidak mengganggu pada saat software tersebut digunakan.

Jadi pada saat jumlah karyawannya bertambah, dan organisasinya berkembang maka software paket tersebut masih dapat digunakan, karena memang organisasi dan komponen gajinya didesain bukan untuk satu perusahaan saja melainkan untuk banyak perusahaan, sebenarnya disinilah letak fleksibilitas dari software paket.

Andal Software mempunyai customer yang jumlah karyawannya hanya sekitar 300 orang, dan jumlah cabangnya tidak lebih dari 20, sekarang ini jumlah karyawannya lebih dari 2000, dan jumlah cabangnya lebih dari 100. Dan mereka masih menggunakan aplikasi Andal PayMaster, serta Andal Linkage untuk mengelola cabang-cabangnya lebih efisien lagi.

Perubahan Peraturan Pemerintah

Peraturan pajak sering berubah, tidak hanya tarifnya yang berubah tetapi cara menghitungnya juga berubah seperti yang terjadi pada tahun 2015 yang lalu dimana dalam satu tahun terjadi perubahan peraturan pajak dan jamsostek. Apabila ini terjadi pada saat Andal Software masih membuat semi custom, maka kami akan mendapatkan banyak pekerjaan untuk menyesuaikan peraturan pajak tersebut. Karena setiap pelanggan mempunyai versi yang berbeda, yang kami lakukan akan mengubah satu persatu setiap customer. Seandainya jumlah pelanggannya masih sedikit sekitar 20 perusahaan, dan untuk mengubah tersebut diperlukan waktu satu minggu, maka bila ada 20 customer akan memerlukan waktu 20 minggu.

Bagaimana dengan software paket, karena semua customer menggunakan versi yang sama, kami hanya menyesuaikan satu software saja, dengan menaikan versi ke yang lebih baru. Setelah selesai semua customer akan dapat copynya agar software yang digunakan sudah sesuai dengan peraturan pemerintah. Pada pertengahan tahun 2015, kami hanya memerlukan waktu dua minggu untuk mengupdate semua customer, waktu yang banyak diperlukan adalah memberikan cara agar dapat menghitung ulang seluruh perhitungan mulai dari bulan Januari 2015. Karena peraturan pemerintah agar menghitung ulang diumumkan satu minggu setelah pengumuman perubahan tarif PTKP.

Kunci kecepatan update pada software paket karena semua pelanggan menggunakan software versi yang sama, sehingga pada saat ada perubahan, yang diubah adalah versinya dan semua pelanggan akan mendapatkan versi yang baru.

Perkembangan teknologi yang pesat

Perkembangan teknologi yang cepat akan berpengaruh terhadap perkembangan software, karena dengan kecepatan proses pada hardware komputer, maka software dapat memproses lebih cepat juga. Pada saat suatu software dijalankan pada komputer yang lebih cepat, belum tentu prosesnya juga lebih cepat, karena kemampuan software harus disesuaikan dengan kemampuan mesin. Sebagai contoh sekarang ini komputer mempunyai prosesor lebih dari satu dalam satu keping. Sehingga memungkinkan untuk melakukan proses secara paralel, sehingga makin banyak jumlah prosesor yang ada di dalam satu keping prosesnya akan semakin cepat, tetapi kalau softwarenya tidak didesain untuk berjalan di mesin yang mempunyai prosesor lebih dari satu, maka kecepetan proses softwarenya tidak akan berpengaruh.

Hal ini sangat sulit dilakukan oleh software custom, karena pada saat kami ada di model bisnis custom, kami tidak sempat lagi untuk memikirkan software yang telah dijual, fokusnya adalah mendapatkan customer baru. Karena kalau melakukan perubahan pada software yang telah dipasang, kami tidak punya waktu lagi untuk mengerjakan proyek yang sedang berjalan.

Berbeda pada saat kami menjalankan model bisnis paket, karena semua customer mempunyai versi yang sama, programmer kami berfokus pada pengembangan produk yang disesuaikan dengan kemajuan teknologi, sehinga bila ada teknologi baru, softwarenya dapat disesuaikan agar dapat berjalan secara optimum di mesin yang baru tersebut.

Pada saat kami launching Andal PayMaster 2014, untuk pertama kalinya kami memanfaatkan multi prosesor dari komputer, ada salah satu pelanggan kami yang telah menggunakan software kami sejak masih DOS di tahun 1999, pada tahun 2015 jumlah karyawannya mencapai 6,500 orang, dan memerlukan waktu sekitar 13 jam untuk proses payroll. Setelah di update ke Andal PayMaster 2014 hanya memerlukan waktu kurang dari 3 jam. Keberhasilan mengembangkan teknologi multi prosesor ini, sekarang digunakan untuk proses yang lainnya seperti polling data dari mesin absensi ke Andal PayMaster, dan banyak proses lainnya, sehingga prosesnya jauh lebih cepat dibandingkan dengan beberapa tahun yang lalu.

Pengalaman masalah Fleksibilitas di lapangan

Pendekatan Andal Software pada saat ada calon pelanggan yang tertarik, kami selalu melakukan review bisnis proses payroll ditempat calon pelanggan. Berdasarkan pengalaman dari beberapa pelanggan yang telah ditangani, maka kami akan tahu permasalahan apa yang akan terjadi bila menerapkan rumus rumus komponen gaji tertentu. Atau ada beberapa kebijakan perusahaan yang dapat menyebabkan kemungkinan kesalahan perhitungan gaji lebih besar. Biasanya kami memberikan saran, bila kami anggap resiko software kami tidak berjalan dengan baik di calon pelanggan tersebut kami akan katakan alasannya mengapa kami tidak dapat mengambil proyek tersebut. Banyak calon pelanggan yang merasa senang, karena kami memberikan konsultasi gratis, karena calon pelanggan tersebut belum tentu membeli aplikasi kita, kalau tidak cocok juga kami tidak akan menjualnya. Jadi pada saat kami mengatakan bahwa aplikasi kita dapat digunakan di calon pelanggan tersebut artinya kami menjamin bahwa software akan berjalan dengan baik di calon pelanggan tersebut.

Masalah yang diungkapkan sebenarnya bukan masalah fleksibel atau tidak dalam membeli software, melainkan apakah software tersebut dapat membantu untuk melakukan proses perhitungan gaji lebih efisien atau tidak. Jadi pada saat memutuskan akan membeli software perlu dilihat bagaimana software tersebut berjalan, apakah dapat membantu perusahaan lebih efisien atau malah lebih sulit untuk menjalankannya.

 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.