rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

Jurus Jitu Memilih Software Payroll

Jurus Jitu Memilih Software Payroll

Software banyak ragam di pasaran. Jauh sebelum orang-orang berpikir untuk membuka dompet dan mengeluarkan sejumlah uang untuk memiliki software berbayar, di luaran beredar aneka software tak berbayar. Gratis tak selalu buruk meski yang namanya gratis seringkali tidak powerful, pengembangan tidak kontinu dan minim dukungan teknis. Anda dapat memperoleh software gratisan lewat banyak cara. Cara terbanyak adalah dengan mengunduhnya melalui situs-situs di internet. Cara pemakaian software semacam ini ada yang perlu Anda instal di komputer, ada juga yang dapat Anda operasikan secara online, atau ada juga yang disebut portable software. Jenis ketiga ini dapat dioperasikan dengan sempurna tanpa perlu di-instal. Anda bahkan dapat mengoperasikan software ini biarpun masih tersimpan di USB flash disk. Untuk gampangnya, kita pilah aneka tawaran software itu ke dalam dua kategori besar, yaitu software paket dan software custom made.

Macam-Macam Software Berbayar Software banyak ragam di pasaran. Jauh sebelum orang-orang berpikir untuk membuka dompet dan mengeluarkan sejumlah uang untuk memiliki software berbayar, di luaran beredar aneka software tak berbayar. Gratis tak selalu buruk meski yang namanya gratis seringkali tidak powerful, pengembangan tidak kontinu dan minim dukungan teknis.

Anda dapat memperoleh software gratisan lewat banyak cara. Cara terbanyak adalah dengan mengunduhnya melalui situs-situs di internet. Cara pemakaian software semacam ini ada yang perlu Anda instal di komputer, ada juga yang dapat Anda operasikan secara online, atau ada juga yang disebut portable software. Jenis ketiga ini dapat dioperasikan dengan sempurna tanpa perlu di-instal. Anda bahkan dapat mengoperasikan software ini biarpun masih tersimpan di USB flash disk.

Untuk gampangnya, kita pilah aneka tawaran software itu ke dalam dua kategori besar, yaitu software paket dan software custom made. Di antara kedua jenis itu terselip satu jenis software hasil “kompromi” yakni paket yang di-customized. Mari kita bedah plus minus kedua jenis software ini agar budget Anda pas saat harus dibelanjakan ke produk software bisnis yang Anda inginkan.

Software Paket Bayangkan Anda hendak membeli gaun pengantin. Anda memasuki sebuah butik dan meluaskan pandangan ke aneka model gaun yang dipajang di seluruh ruangan. Ada model Eropa, Chinese, Kebaya Jawa, Betawi, Minang dan masih banyak lagi tawaran untuk Anda pilih. Anda tinggal sesuaikan gaun pengantin itu dengan keperluan dan tema pesta perkawinan. Setelah itu cari ukuran yang cocok, datangi kasir, bayar, dan bawa pulang. Butik biasanya tahu betul gaun pengantin model apa yang banyak dicari orang. Model yang banyak dibeli orang itulah yang dia sediakan. Tentu saja ada banyak variasi harga di sana.

Produk itu bisa juga adalah produk massal dari industri garmen. Sudah pasti, pabrik itu tak hanya membuat satu model. Mereka punya banyak model namun memproduksinya secara massal alias dalam jumlah besar juga. Memang, beli gaun pengantin seperti itu tidak memungkinkan konsumen membisikkan pesan khusus, “Rumbai-rumbainya dipanjangin dong.” Tidak. Apa yang dipajang itulah yang Anda akan beli dan bayar. Tinggal pilih model, ukuran, dan harga yang cocok dengan selera dan dompet Anda.

Hal yang sama berlaku pula dalam industri software paket. Pelanggan akan dimudahkan untuk memilih software karena produk yang ditawarkan biasanya memenuhi kebutuhan kebanyakan konsumen yang dibidik. Entah itu software bisnis untuk penggajian, penghitungan pajak, inventarisasi aset, dan lain-lain. Tiap konsumen dapat menyesuaikan pilihan software berdasarkan pada kebutuhan dan budget yang dianggarkan.

1.1 Contoh - contoh Software Paket

Keuntungan Menggunakan Software Paket
  1. Anda punya banyak waktu untuk menilai keampuhan sebuah paket software. Produk itu sudah punya wujud, bahkan sudah banyak dipakai pendahulu Anda. Lewat majalah, koran, dan tulisan-tulisan di dunia maya Anda dapat mengukur popularitas dan plus minus dari software tersebut.

  2. Implementasi software (delivery time) lebih cepat. Tidak ada proses menunggu pembuatan program. Kalaupun ada tahap uji coba, biasanya tidak memakan waktu lama.

  3. Software paket yang sudah lama lebih stabil karena telah menerima masukan dari berbagai kalangan pengguna software itu sebelumnya. Bug telah berkurang. Dalam kata lain, Anda telah beruntung karena sudah ada orang lain (pemakai) sebagai pihak yang merelakan diri menguji coba software tersebut. Di sinilah ungkapan bernada keraguan “jangan membeli software versi 1” dapat dibenarkan.

  4. Software yang Anda terima bisa jadi bukan produk yang pertama. Malah kalau Anda beruntung, Anda memperoleh versi ke tiga, keempat dan seterusnya. Artinya kesempurnaan dan keandalan software telah berada pada level yang makin naik derajatnya.

  5. Ada harga khusus untuk proses upgrade. Ini menyenangkan. Dengan sedikit uang tambahan Anda memperoleh fitur-fitur baru sesuai perkembangan dunia bisnis.

  6. Software paket populer biasanya didukung dengan adanya user forum. Di situlah Anda dan pengguna lain saling berbagi pengalaman bahkan masukan perbaikan software.

Kelemahan Menggunakan Software Paket
  1. Software paket tidak dibuat spesial seperti tuntutan Anda. Bisa saja ada beberapa fitur yang Anda perlukan dimiliki oleh sebuah software paket sehingga harus dilakukan perhitungan manual. Ada kalanya juga software paket memuat fitur-fitur yang tidak terpakai di dalam bisnis Anda sehingga Anda berpikir, “Ada yang mubazir dari software ini ….”

  2. Software paket mungkin pas dan cocok dipakai ketika besaran bisnis Anda masih seperti saat membelinya. Ketika jumlah pegawai Anda berlipat ganda, jaringan bisnis Anda makin melebar, kantor cabang terus dibuka, dan bisnis proses Anda tak sesederhana dulu maka software paket yang Anda miliki belum tentu memadai lagi. Ia bisa jadi tak mampu menghimpun dan memproses data lebih dari 1000 karyawan, tak bisa memilah data berdasarkan kantor cabang- kantor cabang yang berbeda.

  3. Anda tidak akan berdaya ketika vendor menyetop pengembangan software paket tersebut. Saat ketergantungan Anda terlalu tinggi pada sebuah software paket maka penghentian pengembangan software dapat menjadi malapetaka.

Software Custom Made Kali ini, analogi yang pas adalah saat seorang calon pengantin mendatangi tukang jahit gaun pengantin. Di sana terjadi interaksi one on one. Satu penyedia jasa melayani satu pemesan dengan layanan personal. Interaksi bisa dimulai dari si pemesan atau bisa juga dari si penyedia jasa. Si tukang jahit akan menyodorkan pola-pola gaun pengantin koleksinya. Pada tahap ini, sadar atau tidak sadar si tukang jahit telah “memamerkan” kompetensinya. Seolah ia sedang berkata, “Saya sudah berpengalaman membuat model-model gaun seperti ini. Saya siap melayani Anda sebaik mungkin.”

Calon customer pun bisa juga proaktif. Dia bisa memulai pembicaraan terlebih dulu. Kejadian yang paling sering adalah si customer membawa contoh gambar yang sudah dia siapkan jauh-jauh hari. Bisa saja ia mengambil foto selebritas dengan gaun pengantin mewahnya. Atau, ia gunting satu foto pengantin cantik dari sebuah majalah wanita.

Interaksi pun terjadi. Gaun pengantin custom made disepakati untuk dibuat. Ukuran pinggang, bahu, dan panjang gaun disesuaikan betul-betul dengan badan si customer sehingga benar-benar fit. Apakah software custom made disiapkan ala tukang jahit juga? Begitulah kurang lebihnya. Konsumen akan menerima produk yang fit, pas dengan kebutuhan mereka. Tidak ada over spec maupun under spec. Tentu saja, proses serah terima produk tak secepat jenis software paket. Sebab, di sana ada obrolan panjang hingga mengerucut pada kalimat persetujuan, “Yak! Itu yang saya mau.”

Masih dengan analogi gaun pengantin. Di butik, ada kalanya Anda masih bisa meminta agar si penjual mau memodifikasi gaun pengantin yang mereka jual. Anda dapat saja meminta tambahan payet, sulaman benang emas di sekitar lengan, atau sekalian minta dibuatkan tiara penghias kepala.

Penyedia software paket pun tidak sedikit yang berkenan memberikan layanan custom made software untuk pelanggannya. Kustomisasi ini diperlukan agar paket software yang dibeli sesuai kebutuhan si pembeli. Pemenuhan permintaan itu tentu saja berbiaya apa lagi bila ada permintaan penambahan fitur tertentu atau keinginan agar paket menjadi lebih pas lagi untuk kebutuhan pembeli.

Keuntungan Menggunakan Software Custom Made

  1. Anda akan mendapat software yang pas dengan keperluan Anda. Anda tak perlu membayar fitur yang tak perlu, Anda pun akan memperoleh fitur bahkan yang unik sesuai bisnis Anda.

  2. Software dirancang dengan kepastian memiliki kompatibilitas yang tinggi dengan software-software Anda lainnya. Bahkan Anda dapat meminta vendor memastikan semua perangkat keras Anda dapat dipakai dengan baik saat software custom made itu diinstal.

  3. Anda dapat memastikan sejak awal software custom made itu dapat dipakai secara multiuser bahkan terhubung secara online dengan kantor-kantor cabang Anda di banyak kota. Keuntungan sudah tergambar di depan mata, dengan satu kali proyek pengadaan, Anda dapat menginstal software itu di puluhan atau bahkan ratusan komputer.

  4. Vendor yang teruji akan menyediakan technical support untuk kliennya. Bantuan teknis itu dapat berupa bantuan melalui telepon, email, dan kunjungan. Biar pun seringkali dukungan ini tidak gratis tapi kecepatan respons yang memberi solusi adalah bagian dari efisiensi yang patut Anda kejar. Sebagai customer, Anda berhak mengukur kecepatan vendor memberikan respons (response time) dan kecepatan memberikan solusi (resolution time).

  5. Anda bisa saja lebih kompetitif dibandingkan kompetitor Anda. Bagaimanapun juga software yang dirancang khusus dapat membuat perusahaan Anda lebih efisien hingga melesat lebih cepat dibandingkan dengan para kompetitor Anda.

  6. Software custom biasanya sudah berupa satu modul lengkap sesuai kebutuhan perusahaan. Tak ada lagi “memainkan puzzle” dengan cara mencocok-cocokkan satu paket software dengan paket software lainnya. Semua terintegrasi dalam satu modul tunggal.

Kelemahan Software Custom Made
  1. Seringkali proses pengadaan software custom made memakan waktu satu tahun bahkan lebih. Bayangkan, Anda membuat software berangkat dari nol dan itu membutuhkan tahap-tahap yang panjang.

  2. Transfer of knowledge dari si calon pemakai kepada pihak vendor tak selamanya mulus. Dalam keadaan ini, vendor harus mengirimkan seorang business analyst yang mumpuni, berpengalaman dan berpengetahuan mendalam. Kemampuan business analyst yang mahirpun kadang masih bisa salah, diperlukan seorang business analyst yang menguasai business proses pemesan. Masalahnya vendor custom menerima membuat apa saja, sehingga penguasaan business proses si business analyst tidak mendalam dan detail.

  3. Mahal, itulah komentar para pemesan software custom made. Mahalnya biaya itu dapat berasal dari proses pembuatan yang lama, transfer of knowledge yang membutuhkan pertemuan berkali-kali, hingga kebutuhan untuk memanggil tim technical support yang dapat menguras budget.

  4. Kualitas Software custom made memang tak bisa langsung ditimbang dengan membandingkannya dengan software paket. Namun, menilik dari usia software maka jenis software custom made relatif banyak memiliki bug dan gangguan-gangguan selama pengoperasian. Hal ini tidak lepas dari fakta bahwa software itu memang baru berada pada produk versi 1 yang rentan memiliki celah ketidaksempurnaan.

  5. Karena software dibuat khusus untuk setiap pelanggan sehingga bila ada bagian support yang cuti maka tenaga support pengganti belum tentu menguasai persoalan.

1.2 Software Custom Made Jadi, bagaimana memutuskan pemilihan sebuah software? Intinya, Anda sebagai pemakai harus mendapatkan nilai tambah setelah implementasi software. Kalau konsumen membeli software tapi malah makin repot, makin banyak karyawan yang ditambahkan maka untuk apa sebuah software harus dibeli? Ada kalanya justru dari pihak vendor yang menarik diri alias memutuskan tidak mengimplementasikan software-nya pada calon konsumen. Terdengar aneh memang, sebab biasanya sebuah perusahaan memiliki niat besar untuk menjual sebanyak mungkin produknya kepada konsumen.

Kejadian tersebut bisa saja menjadi kenyataan ketika calon klien menolak masukan dari vendor. Sebagai contoh, vendor menerapkan support teknis secara remote atau jarak jauh. Artinya di sini si pemakai software mengizinkan vendor membuka komputer dengan software yang ia pasok dari jarak jauh. Dalam beberapa kasus, ada saja konsumen yang tidak setuju dengan pola seperti ini. Selalu muncul kekhawatiran bahwa data-data penting milik mereka akan berpindah tempat atau berubah tanpa sepengetahuan mereka.

Bila konsumen menolaknya dan pihak vendor tidak mampu meyakinkan mereka bahwa proses itu aman dan tidak akan mengganggu data penting dan rahasia milik konsumen maka pihak vendor dapat menarik diri dari rencana pembelian itu.

Berhitung Total Cost of Ownership

Sudah beli software bukan berarti tak ada duit yang keluar setelah itu. Atau kalau kita mau berpikir panjang dapat dikatakan bahwa uang yang harus dikeluarkan untuk memiliki sebuah software tak cuma untuk pembelian. Kenyataannya, masih diperlukan budget tambahan selama pemilik software memanfaatkan perangkat lunak itu. Dalam dunia bisnis, biaya semacam itu disebut Total Cost of Ownership (TCO).

Pengertian gampangnya: kalau saya pakai software itu, berapa sih biayanya? TCO adalah sebuah analisis untuk memperhitungkan semua biaya yang bakal muncul sehubungan dengan kepemilikan suatu jenis asset. Itu sebabnya TCO kerap disebut dengan istilah life cycle cost analysis. Memiliki sebuah software awalnya menuntut adanya uang pembelian. Biaya berikutnya bukan berarti menjadi nol ketika software sudah sah kita miliki. Masih ada rentetan biaya ikutan yang dalam praktiknya seringkali disepelekan artinya tidak diperhitungkan secara detail oleh para pembeli software.

TCO secara kasat mata melahap uang perusahaan saat perangkat lunak didistribusikan di masing-masing perangkat kadang dilakukan di banyak kantor cabang di berbagai kota, diinstal, dioperasikan, di-upgrade, di saat pemeliharaan aset tersebut. Biaya pelatihan, maintenance, penyediaan perangkat keras yang kompatibel adalah biaya ikutan yang hampir selalu tak bisa ditolak.

Apakah TCO dapat menyamai harga software? Kenyataannya, TCO tidak jarang malah lebih mahal dibandingkan harga software itu sendiri. Ketika kita bicara TCO sebuah software maka seolah ada “biaya terselubung” di situ. Penawaran dari vendor hanya 20 juta. Setelah hitung punya hitung, budget yang wajib disiapkan ternyata 75 juta. Sekali lagi, ini bukan biaya terselubung sebenarnya, baru sebatas “seolah-olah”.

Berikut ini beberapa biaya yang kemungkinan bakal timbul saat Anda mengintegrasikan sebuah software baru di perusahaan Anda.
  1. Hardware dan program komputer
    1. Network hardware dan perangkat lunaknya
    2. Workstation dan perangkat lunak
    3. Instalasi dan integrasi perangkat keras dan perangkat lunak
    4. Biaya migrasi
    5. Risiko: kerentanan yang bakal timbul, ketersediaan upgrade, patch, dan perubahan kebijakan lisensi di masa depan, dll
  2. Biaya Operasi
    1. Listrik (untuk peralatan terkait, pendingin, daya cadangan)
    2. Biaya downtime, pemadaman dan kegagalan
    3. Kinerja berkurang (yaitu pengguna harus menunggu, berkurang kemampuan menghasilkan uang)
    4. Keamanan (termasuk pelanggaran, kehilangan reputasi, pemulihan dan pencegahan)
    5. Backup dan pemulihan proses
    6. Pelatihan teknologi
    7. Audit (internal dan eksternal)
    8. Asuransi
    9. Personil teknologi informasi
    10. Corporate management time
  3. Biaya Jangka Panjang
    1. Penggantian perangkat pendukung.
    2. Biaya upgrade
Sewa atau Beli Software?

Membeli software seringkali bukan pilihan satu-satunya. Anda yang memiliki bisnis rumahan, atau small business, atau perusahaan besar yang tak mau ribet dengan urusan update software, dapat memilih alternatif lain, yakni menyewa software. Ini memang belum menjadi trend di kalangan pemakai software tapi pikirkanlah kaitan antara waktu implementasi dan beban biaya yang harus ditanggung perusahaan. Implementasi software yang berlama-lama sebetulnya menyebabkan cost yang semakin tinggi sebab karyawan yang diserahi tanggung jawab untuk menagwal implementasi itu menjadi berkurang produktivitasnya karena aktivitas baru itu. Hal ini sering luput dari perhatian pihak manajemen perusahaan.

Belakangan, jurus menyewa software telah menjadi pilihan baru di kalangan pebisnis. Setidaknya ada 6 alasan masuk akal mengapa menyewa software memiliki daya tarik:

  1. Biaya di awal menjadi murah Menyewa sebuah software memungkinkan pemilik bisnis terbebas dari biaya pengadaan di awal yang biasanya mahal. Beban biaya langsung dibebankan dalam hitungan bulan demi bulan.

  2. Memangkas biaya kepemilikan yang berkepanjangan Saat bicara tentang life cycle cost, perusahaan harus menghadapi sekian banyak variabel yang berderet-deret. Hal itu menjadi hilang ketika software yang dipakai adalah software sewaan. Seringkali sebuah perusahaan memerlukan software khusus untuk menuntaskan proyek tertentu dalam jangka waktu tertentu. Kalau sudah begitu, untuk apa membeli software? Mereka cukup menyewa sesuai time schedule penyelesaian proyek.

  3. Sudah termasuk layanan upgrade/update Software yang Anda pakai adalah software versi terbaru sebab pihak vendor selalu memberikan update terbaru. Ini bukan semata-mata karena vendornya “baik” tapi kesamaan versi software juga mempermudah vendor untuk maintenance software.

  4. Memperoleh support teknis yang baik Software rusak, tidak berfungsi sesuai janji, ada trouble dengan hardware, semua itu tak perlu dirisaukan. Pihak vendor sudah menyediakan technical support untuk memastikan software yang terpasang di komputer klien berjalan dengan baik.

  5. Tersedia ragam opsi pembayaran Konsumen dimanjakan dengan banyak opsi pembayaran. Bisa bulanan, triwulan, atau per tahun.

Bila penghematan adalah efek yang Anda peroleh dari keputusan menyewa software, mengapa ragu untuk mencobanya. Software dunia seperti Autodesk, Microsoft, dan juga Adobe sudah sejak lama memberi opsi ini pada para pemakainya. Software produksi tanah air seperti Andal Software juga dapat Anda pakai dengan sistem sewa. Berhemat biaya operasional bukan mimpi lagi dan Anda dapat mengalihkan penghematan lain untuk membesarkan perusahaan atau menambah bonus untuk karyawan.

Saatnya Menentukan Software yang Tepat Membeli software yang akan digunakan untuk satu perusahaan menuntut kejelian. Jangan lupa, software ini menjadi tulang punggung proses di dalam perusahaan. Anda tidak dapat melakukan trial dan error sebab itu berisiko besar bagi kelancaran usaha Anda. Lebih-lebih bila software itu dipakai dalam satu jaringan besar yang melibatkan kantor pusat dan sekian banyak kantor cabang. Karena itu, wajib hukumnya untuk mengetahui kriteria penilaian dalam memilih sebuah software.

Kriteria Penting Saat Memilih Software : Support teknis adalah hal krusial saat Anda berurusan dengan sebuah software. Anda perlu memastikan sampai batas apa pihak vendor akan memberikan bantuan teknis secara gratis dan pada hal apa mereka akan meminta bayaran. Vendor profesional banyak yang sudah menerapkan layanan dengan menyediakan sistem e-ticketing untuk membuat layanan support yang efisien. Sistem ini menjamin adanya batas waktu standar untuk menyelesaikan tugas layanan untuk pelanggan.

Secara teknis, sistem e-ticketing dimulai saat tim support memberikan nomor tiket kepada pelanggan dan memberikan solusi ideal untuk pelanggan, jika masalah dapat diselesaikan langsung. Tetapi jika tidak diperlukan waktu tertentu untuk memeriksa, setelah selesai maka tim support akan memberikan langkah yang harus dilakukan.

Nomor tiket akan ditutup oleh pelanggan jika masalah ini diselesaikan oleh tim support. Langkah ini sangat penting untuk mengukur waktu penyelesaian rata-rata. Dengan e-ticketing, pihak vendor akan memberikan pelayanan maksimal dalam waktu sehingga proses penggajian dapat dilakukan dalam waktu juga.

Ada dua istilah penting yang patut Anda pahami dalam hal support. Pertama adalah soal response time. Ini adalah ukuran seberapa cepat pihak customer service merespons pesan yang Anda kirimkan. Merespons tidak selalu berarti memberikan solusi. Tapi setidaknya pihak customer service telah mencatat keluhan yang Anda sampaikan. Kedua, resolution time. Ini adalah ukuran waktu yang diperlukan pihak technical support vendor untuk memecahkan persoalan Anda. Mereka bisa saja membantu Anda secara remote memandu menggunakan telepon atau masuk ke program Anda secara remote, atau bila perlu pihak vendor datang ke kantor Anda.

Support teknis apakah free atau berbayar? Inilah yang harus jelas informasinya dan tertuang dalam kontrak perjanjian. Ada beberapa vendor yang memberikan support teknis secara gratis dengan syarat dan ketentuan yang disepakati. Namun, ada juga vendor yang justru memperoleh pemasukan perusahaan dari layanan support. Terkadang mereka menggiring klien untuk mendatangkan technical support karena mereka dapat mengutip jasa dengan hitungan man/days.

  1. Fitur Software bisnis misalnya software payroll dapat Anda beli atau pesan dengan skala kemampuan yang berbeda-beda. Itu semua tergantung pada seberapa besar bantuan yang ingin Anda peroleh dari software itu.

    Software payroll terbaik memiliki berbagai cara mengakomodasi kebiasaan user dalam mengelola gaji. Hal ini wajar mengingat setiap perusahaan pasti memiliki jenis dan jumlah Salary Component yang berbeda-beda. Sebuah software payroll yang ideal menyediakan fitur Master Salary Component supaya jenis dan jumlah benefit dapat disesuaikan dengan yang berlaku pada perusahaan pengguna. Salary Component juga dilengkapi engine formula yang fleksibel, sehingga pengguna dapat menentukan formula dan kondisi/perlakuan dari masing-masing benefit.

    Makin banyak fiturnya, semakin panjang pula jalan untuk memperoleh software tersebut sebab proses pembuatannya pun menjadi lebih lama. Namun begitu, bayangkan keuntungan dan efisiensi yang bakal Anda peroleh saat software bisnis Anda mampu mengelola urusan gaji lengkap dengan fitur penghitungan pinjaman, claim dan Reimbursement, e-Slip, e-banking, uang pesangon - uang penghargaan masa kerja - uang pisah, Penguangan sisa saldo cuti tahunan, dan pivot table yang berfungsi sebagai tools untuk menganalisa data kepegawaian.

  2. Support Dari sisi klien sebetulnya keinginan yang penting adalah agar mereka tidak tergantung dengan vendor sehingga bisa secara mandiri menangani software.

  3. Security Keamanan data adalah titik lain yang patut Anda beri perhatian lebih. Sebuah software dengan ribuan data di dalamnya dapat diamankan dengan fitur :

    1. User name dan Password
    2. Database encryption
    3. Manajemen hak akses dapat diatur dengan tips (contoh untuk software payroll) :
      1. disarankan untuk membagi server operasional dan server payroll menjadi dua server yang berbeda.
      2. membatasi akses ke server
      1. Pricing Harga sebuah software bisnis mencakup beberapa komponen yang hal ini perlu Anda tanyakan kepada vendor secara rinci. Komponen itu mencakup harga produk, lisensi software, dan biaya implementasi. Di dalam biaya lisensi software bisa jadi Anda akan dibebankan lisensi perangkat lunak dan lisensi untuk server.

      Untuk biaya implementasi, biasanya jarak menentukan harga. Bila masih di dalam satu kota dengan kantor si vendor biayanya masih murah. Ketika vendor harus memasang software di kantor cabang milik Anda di luar kota, biayanya akan menaik. Biaya implementasi terkadang juga berbeda untuk besaran kapasitas data yang dapat diolah. Misalnya, jumlah karyawan 1000, 2000, 5000 karyawan akan berefek pada kenaikan biaya implementasi pula.

      Seleksi Vendor Lantas, ketika budget sudah ditentukan maka tahap berikutnya adalah memilih vendor penyedia software. Ada banyak cara untuk menyeleksi vendor. Salah satunya dengan menyusun terlebih dahulu sebuah tabel skoring untuk membandingkan satu vendor dengan vendor lain. Tabel itu juga berfungsi ganda sebagai guidance bagi vendor untuk mengukur dirinya apakah sanggup membuat atau menyediakan software sesuai requirement si calon konsumen.

      Mulailah dengan menyusun requirement atau kebutuhan mendasar yang Anda inginkan dalam software yang Anda inginkan. Kemampuan dasar software tentunya tidak semua sama derajat kepentingannya. Anda dapat menambahkan skoring untuk tiap item. Klasifikasikan mana yang mandatory/wajib ada, mana yang tambahan.

      Apakah analisis menggunakan tabel ini hanya berlaku untuk rencana pembelian software custom? Tentu tidak. Anda dapat memakai tabel semacam ini untuk membidik software baik itu software custom maupun yang paket. Bahkan, banyak konsumen yang malah tidak memikirkan terlebih dahulu apakah ia mau software paket atau custom. Pertimbangan terpenting adalah mereka memperoleh software yang paling pas untuk membantu pekerjaan mereka sekaligus pas di budget. Soal apakah ujung-ujungnya akan merujuk pada software X berbasis software paket atau custom itu, tidak masalah.

      Dalam posisi Anda sebagai calon pemakai software, kemampuan memerinci kebutuhan software amat menentukan seberapa efisien dan efektif software yang Anda beli itu untuk pemakaian di kantor. Di sisi lain, tabel requirement yang detail dan spesifik juga mempermudah vendor untuk menghitung lama waktu pengerjaan, dan biaya pembuatan. Tabel requirement yang terlalu global dapat menjebak kedua belah pihak, mengecewakan Anda sebagai pemakai dan mempersulit pihak vendor.

      Tahapan Pembelian Custom Software Calon pemakai software membuat requirement dan mendiskusikan dengan vendor. Hasil pembahasan itu dituangkan dalam sebuah dokumen yang disebut User Requirement documents. Inilah dokumen yang berisi daftar kebutuhan software. Sebagai vendor, mereka wajib memiliki pengetahuan yang cukup. Bisa saja dalam proses diskusi awal ini, vendor tidak berhasil menggali secara baik. Hal ini seringkali disebabkan oleh pengetahuan dari wakil vendor biasanya diwakili oleh seorang business analyst yang tidak memadai akibatnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan adalah pertanyaan yang tidak cukup mendalam. Masih beruntung bila calon pemakai software mampu menjelaskan secara detail. Ada kalanya, justru si calon pemakai software menganggap pihak vendor cukup tahu topik yang didiskusikan. Missed communication pun dapat terjadi. Agar hal itu terhindarkan maka User requirement Documents harus dibuat sedetail dan sejelas mungkin.

      "Software custom biasanya memiliki fitur yang lengkap untuk itu seorang business analyst yang ditugaskan vendor haruslah menguasai isu-isu di setiap bagian yang akan dibuat program. Bila ia adalah seorang generalis banyak tahu tapi tidak tahu detail dikhawatirkan proses penyampaian keinginan calon pemakai software tidak tertangkap dengan baik."

      Tahap kedua adalah pembuatan software atau istilahnya proses coding. Proses ini berpatokan pada user requirement document. Proses memakan waktu hingga berujung pada tahap ketiga yakni delivery software untuk dilakukan uji coba. Hasil uji coba dituangkan dalam sebuah dokumen baru yang dikenal di kalangan vendor software sebagai dokumen User acceptance test (UAT) atau tahap pengujian software oleh pihak pemakai. Inilah fase perbaikan, tempat user menyatakan dan memberi masukan bagian mana yang cocok, mana yang harus diubah, ditambahkan, dan mana yang bahkan harus dihilangkan.

      Vendor pun mengakomodasi saran perbaikan dari user. Tahap UAT seringkali tidak hanya berlangsung satu kali sampai tembus dan diterima user. Setelah itu masuk tahap produksi. Fase berikutnya adalah fase maintenance. Di sinilah pihak vendor menyempurnakan software termasuk membantu memecahkan masalah manakala ada kesulitan yang dialami oleh pengguna.

      3.1 Calon Pemakai Software Berdiskusi dengan Vendor

      Tahapan Pembelian Software Paket Software paket sudah ada di pihak vendor untuk itu yang pertama kali harus dilakukan adalah menyamakan persepsi antara kebutuhan calon pengguna dengan spesifikasi software paket yang ditawarkan. Lagi-lagi dokumen yang menjadi titik temu antara vendor dengan calon pengguna adalah user requirement document.

      Vendor yang bergerak di satu software khusus misalnya software payroll bakal mampu menggali kebutuhan si calon user termasuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan mendalam yang bahkan tidak terpikirkan oleh calon pemakai software. Sambil menganalisis, vendor dan calon user menyepakati business process. Artinya keduanya mencoba memahami business proses dalam satu pikiran yang sama: kalau business proses seperti ini akan menjadi seperti ini. Setelah semua clear maka software paket dapat diimplementasikan. Proses delivery pun lebih cepat. Jadi secara singkat dapat dikatakan, proses penawaran berlangsung dengan uji pertanyaan: bisa langsung diimplementasikan atau tidak.

      "Beberapa vendor menjanjikan kemungkinan custom made untuk sebuah software paket yang mereka tawarkan. Istilahnya adalah software semi custom made."

      Simulasi Tugas: Memilih software sesuai kebutuhan dan kemampuan perusahaan

      Kita sekarang berlatih memilih software sesuai kebutuhan perusahaan Anda dan tentu saja sesuai kemampuan perusahaan Anda membayar. Sebetulnya, dalam setiap rencana pembelian bahkan dalam kegiatan serupa yang dilakukan perorangan seperti berbelanja di minimarket setiap orang sudah memiliki pola tetap untuk menyaring, menimbang, dan akhirnya mengambil keputusan: beli apa, pilih yang mana, tetap beli atau batal. Seperti itu! Bedanya, kali ini kita perlu membuat proses pengambilan keputusan itu lebih sistematis, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan. Seperti apa cara yang dipersyaratkan itu?

      Simpel saja, buatlah tabel penilaian. Tabel itu harus mampu menilai software-software yang hendak Anda perbandingkan. Artinya, tabel bersifat objektif, mampu menilai sebuah software tanpa berat sebelah.Tabel itu dapat mulai Anda buat sekarang dengan patokan:

      1. Ada kriteria-kriteria yang sudah Anda tetapkan di awal. Anda bisa mulai dengan menentukan beberapa kriteria pokok dan kemudian Anda breakdown menjadi syarat-syarat yang lebih detail.
      2. Ada skoring. Skoring adalah cara Anda untuk membedakan mana pilihan software yang paling mendekati kriteria Anda, mana yang kurang, dan mana yang paling tidak sesuai.
      3. Pastikan ada bobot yang membedakan syarat penting dan syarat kurang penting. Bobot adalah faktor pengali. Ia menjadi pengaman agar jangan sampai skor sebuah pilihan software menjadi tinggi biarpun skor tinggi itu berasal dari kriteria-kriteria yang kurang penting. Itu sebabnya skor perlu dikalikan dengan bobot tertentu.

      Menentukan Kriteria Sekarang, kita masuk ke tahap pertimbangan. Mulailah dengan menentukan beberapa kriteria pokok. Di situlah tempat Anda nantinya memasukkan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh tiap-tiap calon software yang hendak Anda beli. Contoh kriteria pokok dalam kasus pemilihan software penggajian dapat berupa:

      1. Kebutuhan dasar software
      2. Keamanan data
      3. Attendance
      4. Personal data
      5. Payroll
      6. PPh 21 dan Jamsostek
      7. Report atau pelaporan
      8. Biaya

      Kedelapan kriteria itu adalah syarat awal dan wajib untuk menyaring aneka pilihan software yang hendak Anda beli. Anda bisa mulai mencoret software-software yang tidak memiliki kedelapan kriteria itu. Tabel Penjelasan Untuk Menentukan Kriteria Software dapat didownload pada link di bawah ini.

       

      Menentukan Syarat Kriteria yang Anda susun belum mencerminkan kebutuhan riil software penggajian untuk kantor Anda. Saatnya Anda membuat daftar syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk tiap-tiap kriteria. Silakan Anda perjelas setiap kriteria dengan memasukkan satu persatu syarat yang Anda kehendaki harus atau perlu ada di dalamnya.

      Perhatikan rincian berikut ini, dan jadikan pembanding dengan kebutuhan di perusahaan Anda. Bisa jadi anda tidak memerlukan syarat serinci ini, sebaliknya bisa pula Anda memerlukan syarat yang lebih detail lagi untuk memenuhi kebutuhan software penggajian di perusahaan Anda yang lebih kompleks.

      Pembagian dari fungsi yang dibutuhkan dan fungsi detail yang kami tampilkan ini sebagai contoh saja, untuk software yang berbeda tentunya mempunyai kriteria yang berbeda pula. Silakan mencermati detail kriteria dan syarat berikut ini.

      1. Kebutuhan dasar :
        1. Berjalan di windows 8.1
        2. Database menggunakan MS SQL 2012
        3. MS Server 2012 R2
        4. Software dapat di-upgrade sesuai dengan peraturan pajak
      2. Keamanan data :
        1. Password Strength minimum 8 karakter terdiri numerik, alphanumerik, dan spesial karakter
        2. Umur password dapat dibatasi
        3. Pembatasan password dapat diulang hingga 5 kali
        4. User access right dapat dibatasi dengan level, modul, dan add, edit, delete, serta laporan mempunyai audit trail kegiatan setiap user, dapat dimatikan dan direkam
      3. Attendance :
        1. Polling data kehadiran dari mesin
        2. Data kehadiran yang tidak lengkap dapat ditampilkan dan diedit
        3. Dapat mendefinisikan shift kerja
        4. Dapat mendefinisikan pola kerja
        5. Setiap karyawan dapat punya jadwal kerja sendiri
        6. Dapat memasukkan SPL, automatic, tidak berhak lembur
      4. Personal data :
        1. Data Pribadi karyawan seperti nama, alamat, tanggal lahir, tanggal mulai kerja, data keluarga
        2. Status karyawan, kontrak, tetap, percobaan
        3. Posisi pekerjaan
        4. Golongan atau pangkat
        5. Penghargaan dan hukuman
        6. Foto karyawan
        7. Fasilitas import data karyawan
      5. Payroll :
        1. Dapat mendefinisikan komponen gaji karyawan
        2. Skedul pembayaran gaji
        3. Nilai komponen gaji
        4. Pinjaman karyawan
        5. Dapat mendefinisikan klaim pengobatan
        6. Transfer e-banking
        7. Dapat mengirim e-slip ke setiap karyawan
      6. PPh 21 dan Jamsostek :
        1. Metode perhitungan pajak forecast dan annually
        2. Pajak karyawan Tax Employee dan tax allowance
        3. Mempunyai tabel Tarif pajak dan PTKP sehingga dapat disesuaikan dengan peraturan pajak
        4. Tabel pajak pesangon sesuai dengan masa kerja
        5. Dapat melaporkan pajak dengan e-SPT
      7. Report :
        1. Laporan detail attendance per departemen
        2. Laporan lembur harian per departemen
        3. Rekap gaji per karyawan per departemen
      8. Biaya :
        1. Harga software 150 juta
        2. Maintenance per tahun 30 juta
        3. Budget visit per tahun 15 x 3 juta (fee per visit) = 45 juta

      Semua kriteria dan syarat tersebut selanjutnya Anda sajikan dalam sebuah tabel yang ringkas namun informatif. Inilah tabel penguji berbagai software yang penawarannya Anda terima. Tabel Kriteria dan Syarat Untuk Menilai Software dapat didownload pada link di bawah ini.

      Membuat Skor dan Bobot Seperti sekilas dibahas di awal, tidak semua kriteria dan syarat memiliki tingkat mandatory yang sama. Bisa jadi Anda menoleransi andai software yang dicalonkan untuk dibeli tidak memiliki fitur penampil foto karyawan. Untuk itu Anda dapat berikan bobot kecil untuk syarat tersebut. Di sisi lain, kemampuan software untuk mampu melaporkan pajak dengan e-SPT adalah syarat yang tidak dapat ditawar-tawar. Untuk itulah syarat ini Anda berikan bobot yang tinggi.

      Sedangkan yang dimaksud dengan skoring adalah pembedaan nilai untuk beberapa kelas kualitas. Sebagai contoh, Anda dapat memberikan skor dengan range dari 1 sampai 5 atau bisa juga 1 – 10.

      Undang Vendor Setelah selesai membuat tabelnya maka tiba hari dimana Anda mengundang setiap vendor untuk mempresentasikan software mereka. Contohnya ada 3 vendor software perusahaan X, Y, dan Z. Pada saat mereka memberikan demo dan menjawab pertanyaan yang sesuai dengan point-nya, Anda menilai dengan memberikan angka/skor dengan range yang sudah Anda tentukan.

      Setelah dapat nilainya, kemudian dikalikan dengan bobot dari masing-masing fungsi. pemberian bobot ditentukan atas dasar tingkat kepentingan dari fungsi tersebut. Bobot bisa diberikan antara angka 1 – 5. Fungsi yang paling penting diberi angka yang paling tinggi. Fungsi yang harus ada diberi nilai 5, fungsi yang boleh ada dan boleh tidak ada diberi angka 1, dan fungsi pentingnya diantaranya tinggal diberi angka 2 – 4.

      Saat semua syarat dalam tabel Anda selesai Anda isi termasuk skornya maka langkah terakhir adalah menghitung total skor tiap-tiap software yang Anda bandingkan. Sudah tentu, skor tertinggi adalah software yang secara teknis paling mendekati kebutuhan dan kemampuan perusahaan Anda untuk membelinya!

      Untuk membuat pertimbangan akhir khususnya harga, skornya dapat dilakukan dengan menggunakan bell curve seperti di bawah ini : Gambar grafik di atas jarak antar range harga diambil 30%, kemudian angkanya dibulatkan. Pengambilan angka 30% bisa diubah misalkan 20%. Sedangkan angka yang di atasnya adalah skornya, jadi bila penawaran dari vendor angkanya 65 juta, maka nilainya menjadi 4, sedangkan bila harganya 250 juta nilainya menjadi 3.

      " Variasi harga sebuah software sangat besar. Ada yang 5 jutaan ada yang lebih dari 1 miliar. Maka pada saat memilih aneka penawaran harus ada kelas harga atau range. Jika berkisar 100-500 juta maka tetapkan pilihan di kisaran itu. Harga yang terlalu murah patut diragukan fiturnya, demikian pula harga yang terlalu mahal patut pula diragukan efisiensi biayanya."

 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.