rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

Mengapa Implementasi Software HRD Banyak Yang Gagal?

Mengapa Implementasi Software HRD Banyak Yang Gagal?

Dalam perjalanan membuat software selama lebih dari 25 tahun banyak sekali pengalaman yang telah didapatkan. Andal Software bermula dari menerima pesanan software dari perusahaan yang sering disebut sebagai custom software dimulai pada tahun 1988. Kemudian berganti model pada tahun 1991 dengan membuat software paket untuk pasar masal seperti aplikasi untuk pengelolahan keuangan yang bernama PRESISI, aplikasi untuk pengelolahan perusahaan dagang dengan nama SAUDAGAR, dan Point of Sales dengan nama Andal POS.


Tahun 2001

Pada tahun 2001, Andal Software mengubah bisnisnya menjadi Semi Custom Software development untuk aplikasi HR, Payroll, PPh 21 dan Attendance yang diberi nama Kharisma Win. Awalnya ingin membuat paket aplikasi HR, Payroll, PPh 21 dan Attendance tetapi karena kurang pengalaman dalam menangani bidang tersebut maka jadilah semi custom software.



Tahun 2004
Baru di tahun 2004 dapat mewujudkan pembuatan paket aplikasi Payroll, PPh 21 dan Attendance dengan nama Andal PayMaster, hingga sekarang.


 

Pada saat kami melakukan pengembangan software Custom dan Semi Custom, sering sekali terjadi kegagalan dalam melakukan implementasi, bahkan pada saat kami ada di Semi Custom perusahaan Andal Software sempat jatuh karena banyak proyek yang tidak dapat diselesaikan.
Dalam kesempatan ini kami ingin sharing pengalaman pada era tersebut sehingga pembaca tidak akan mengalami masalah dalam menentukan software seperti apa yang akan dibeli.

Proses Pembuatan software Custom dan Semi Custom
Proses pembuatan software custom dan semi custom tidak berbeda jauh, kalau custom software, dibuat dari awal sesuai dengan kebutuhan pelanggan, sedangkan kalau semi custom softwarenya sudah dibuat setengah jadi, dan bila ada pelanggan yang membutuhkan akan diubah sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Proses pembuatannya hampir sama, keduanya perlu melakukan interview ke pelanggan untuk menanyakan kebutuhan pelanggan.


Setiap pelanggan mempunyai kebutuhan yang berbeda, sehingga setiap kali melakukan interview yang sering terjadi ada beberapa kebutuhan fungsi yang tidak terungkap pada saat interview. Masalah ini biasanya si pelanggan menganggap bahwa tim Bisnis Analis dari Vendor Software sudah menguasai sehingga tidak perlu diceritakan lagi, maka mereka sudah harus tahu. Sedangkan pengetahuan Bisnis Analis dari pihak Vendor tentunya tidak sebanyak pelanggan, karena pihak calon pemakai software mengerjakan pekerjaan tersebut setiap hari, sehingga sangat menguasai sistemnya. Bisa juga terjadi salah istilah, istilah yang sama bisa diinterpretasikan berbeda oleh pihak pelanggan dan Vendor.



Bisa dibayangkan jika dokumen kebutuhan pelanggan tidak dapat menggambarkan secara tepat apa yang dibutuhkan oleh pelanggan, sudah pasti pada saat software selesai, hasilnya tidak seperti apa yang diharapkan oleh pelanggan. Sehingga setelah software dipasang di tempat pelanggan, ada beberapa fungsi yang tidak sesuai. Tentunya harus dilakukan perbaikan, proses ini bisa berulang-ulang, kadangkala memerlukan waktu yang cukup lama.

Penyerahan Software Tepat Waktu
Agar software yang dibuat dapat diserahkan tepat waktu, maka vendor software custom lebih mementingkan ketepatan waktu penyerahan dibandingkan dengan kualitas dan kemudahan untuk menggunakan software tersebut. Bila prioritas dalam membuat software adalah ketepatan waktu, maka yang menjadi korban adalah kualitas, karena antara kualitas dan kecepatan proyek berbanding terbalik.
Untuk membuat suatu software yang berkualitas tinggi tentunya memerlukan waktu yang lebih lama. Itulah permasalahan yang sering terjadi pada software custom, pada saat kontrak waktu dan biaya sudah ditentukan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat oleh Vendor.

Waktu Implementasi yang Cukup Panjang
Karena software dibuat hanya untuk satu perusahaan tertentu saja, maka pada saat membuat tidak dipikirkan bagaimana caranya membuat software agar mudah digunakan, yang difokuskan pembuat software hanyalah ketepatan penyerahan produk. Sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk mengerti menggunakan software.

Bisa terjadi juga pada saat implementasi ada fungsi yang belum sesuai dengan perhitungan yang ada, hal ini disebabkan pada saat membuat dokumen kebutuhan pelanggan tidak detil, ada beberapa cara perhitungan yang terlewatkan. Akibatnya program harus disesuaikan lagi dengan temuan perhitungan yang baru. Pelanggan maupun vendor software kadang tidak bisa memastikan kapan software akan selesai, karena masalahnya bukan membuat programnya, melainkan dokumen kebutuhan pelanggan yang tidak lengkap dan tidak detil.

" Kemampuan untuk menggali informasi kebutuhan pelanggan menjadi salah satu kunci keberhasilan didalam membuat proyek software. "

Fungsi Support
Jumlah pelanggan yang lebih dari 20 perusahaan, dan setiap perusahaan mempunyai versi software yang berbeda akan mempersulit support penggunaan. Karena bagian support yang biasa menangani pelanggan tertentu, tidak dapat dipindahkan untuk menangani pelanggan lain. Karena software yang digunakan disetiap pelanggan berbeda-beda.


Pada saat awal kami membuat software payroll semi custom, dimana jumlah pelanggan kurang dari 10, tidak terjadi permasalahan support yang besar. Tetapi setelah jumlah pelanggan lebih dari 20 perusahaan, maka jumlah orang support harus ditambahkan, semakin banyak jumlah support yang ada permasalahannya semakin besar, karena bagian support tidak dapat menangani pelanggan lain, selain pelanggan yang biasa ia tangani. Bila bagian support ada yang tidak masuk, maka sulit untuk dapat memberikan support yang baik kepada pelanggan.

Serba Bisa
Sebagai pembuat software custom, kami selalu menerima jenis payroll seperti apapun kami pasti bisa membuatnya, terlepas dari kualitas software yang dihasilkan. Pelanggan juga merasa senang, karena pada saat presentasi, apa yang diminta oleh pelanggan selalu kami katakan bisa. Permasalahan yang terjadi biasanya pelanggan ingin memperbaiki sistem perhitungan payrollnya, dan belum diimplementasikan.


Maka pada saat kami buat dokumen kebutuhan pelanggan adalah apa yang diinginkan oleh pelanggan, bukan yang telah dijalankan. Karena baru sebatas apa yang dibayangkan, pasti tidak detil, hal ini juga akan menambah lama pada saat melakukan implementasi.
Karena bisa memenuhi semua kebutuhan pelanggan, maka banyak pelanggan mengatakan bahwa dengan custom software, sangat fleksible dapat memenuhi apa saja yang diminta oleh pelanggan. Tentang software yang fleksible ini akan kami bahas dalam bab tersendiri.

Berganti dari Semi Custom ke Paket
Andal Software nyaris tidak ada lagi pada saat menggeluti semi custom, kejatuhan ini disebabkan karena banyaknya proyek yang sulit untuk diselesaikan sehingga biaya untuk membuat software menjadi lebih besar dari budget yang telah dialokasikan, sedangkan biaya yang dipungut ke pelanggan tidak dapat diubah lagi.


Sehingga kami memutuskan untuk mengganti model bisnisnya ke software paket di tahun 2004, dengan memperkenalkan produk baru yang bernama Andal PayMaster 2004.


Proses Pembuatan Software Paket


Pada saat akan membuat Andal PayMaster 2004, yang pertama kali kami lakukan adalah mengumpulkan dokumen kebutuhan pelanggan yang sering disebut dengan User Requirement Document (URD).
Banyaknya dokumen kebutuhan pelanggan ini kami kelompokan fungsi-fungsi yang dibutuhkan di semua pelanggan, kemudian dari fungsi yang sama tersebut variasinya apa saja. Terutama pada komponen gaji, yang sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, sehingga pengumpulan cara pemberian komponen gaji ini memerlukan waktu yang cukup panjang.

Setelah semua terkumpulkan baru kemudian di desain sistem-nya, sekarang ini komponen gaji dapat digunakan oleh berbagai macam komponen gaji yang ada di perusahaan-perusahaan.
Karena setiap pelanggan akan menerima versi software yang sama, maka pada saat menjual software tidak ada lagi perubahan di softwarenya untuk disesuakan dengan kebutuhan pelanggan. Cara kami untuk menyesuaikan kebutuhan pelanggan dengan mengubah setting parameter.

Sehingga pada saat kami menjual software, programmer yang membuat software tidak terlibat dalam proyek tertentu. Pekerjaan programmer difokuskan pada pembuatan software yang mudah digunakan, agar kecepatan prosesnya meningkat, serta tampilan yang enak dilihat.

Waktu Implementasi

Waktu implementasi relatif jauh lebih cepat, karena memang softwarenya sudah jadi, yang perlu dilakukan adalah setting parameter. Bahkan kalau data di pelanggan telah siap semuanya, implementasi dapat dilakukan kurang dari satu bulan. Karena setiap pelanggan akan mendapatkan versi software yang sama, maka training pengunaan software dapat dilakukan secara masal. Dan seorang pengguna software di suatu perusahaan, dapat menggunakan software di perusahaan yang lain.

Bila ada perusahaan yang cara perhitungan payrollnya tidak sesuai dengan Andal PayMaster, kami dapat mengetahui di muka, melalui pengisian URD. Biasanya kami akan mengatakan pada calon pelanggan tersebut bahwa aplikasi kami tidak cocok digunakan untuk perusahaan tersebut.



Menurunkan Jumlah Support
Kualitas produk yang tinggi akan menurunkan jumlah support. Dengan jumlah pelanggan yang telah mencapai 500 perusahaan, kami selalu meningkatkan produk agar lebih mudah digunakan. Dengan kemudahan menggunakan software maka jumlah support akan turun. Beberapa tahun yang lalu pada saat perhitungan pajak belum stabil, maka setiap akhir tahun jumlah support meningkat tajam, kemudian setiap kasus perhitungan pajak akhir tahun yang kami temui, kami gunakan untuk menganalisa software yang ada, sehingga sekarang ini perhitungan pajak akhir tahun sudah sesuai dengan peraturan tanpa harus diperbaiki secara manual. Sudah dua tahun terakhir ini, setiap akhir tahun jumlah support tidak berbeda dengan jumlah support di bulan-bulan biasa.


Cara untuk menurunkan jumlah support yang masuk, adalah dengan memperbaiki produk agar lebih mudah digunakan, tampilan yang mudah dimengerti, serta meningkatkan kecepatan proses.


Update Software

Peraturan perhitungan pajak sering berganti, agar software sesuai dengan peraturan pemerintah, maka perlu dilakukan update software. Sejak membuat paket software, Andal Software selalu menyesuaikan softwarenya dengan peraturan pajak yang baru. Karena setiap pelanggan mempunyai versi yang sama, maka dengan mudah untuk melakukan update software, yang diubah hanya satu software saja, kemudian pelanggan yang telah menggunakan Andal PayMaster dapat pemberitahuan bahwa software update telah tersedia.
Update software ini tidak hanya untuk peraturan pemerintah, tetapi juga dengan perkembangan teknologi. Seperti kita ketahui kemajuan di bidang hardware juga cukup cepat, maka softwarenya juga harus dapat disesuaikan dengan kemajuan hardware yang ada. Pada saat intel memperkenalkan multi prosesor sehingga dalam saat yang sama dapat memproses lebih dari satu, kalau software dapat menggunakan fungsi tersebut, maka prosesnya akan jauh lebih cepat.


Update software ini sangat sulit untuk dilakukan pada software custom maupun semi custom. Tidak heran bila ada perusahaan yang mempertahankan menggunakan komputer yang sudah tua, agar software yang ada di dalamnya dapat berjalan dengan baik.

Meningkatkan jumlah Pelanggan
Kekuatan dari perusahaan software yang bermain di paket adalah jumlah pelanggan, karena semakin besar jumlah pelanggan, sudah dipastikan softwarenya semakin stabil, karena banyak yang menggunakan. Untuk meningkatkan jumlah pelanggan dalam waktu singkat, maka kualitas software harus bagus. Peningkatan jumlah pelanggan yang cepat harus didukung dengan implementasi yang cepat, dan implementasi yang cepat ini perlu kualitas software yang bagus.


Dengan tujuan utama meningkatkan jumlah pelanggan yang cepat, maka pada saat kami menjual softwarenya harus diyakinkan bahwa perusahaan calon pelanggan tersebut dapat menggunakan software kami. Kalau dipaksakan maka dampaknya pada implementasi yang lama, hal ini akan menghambat peningkatkan jumlah pelanggan. Jadi kami tidak akan menjual software ke perusahaan yang tidak dapat menggunakan softaware kami, hal ini akan menguntungkan di kedua belah pihak. Karena pelangganpun tidak akan merasa dirugikan, sudah membeli software tetapi tidak dapat digunakan, sebaliknya Andal Software pun tidak akan membuang banyak waktu dan tenaga untuk melakukan implementasi diperusahaan yang memang tidak cocok menggunakan software kami.

 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.