rss

Tips HR & Payroll Software

Lebih dari 10 tahun kami hanya fokus membuat produk payroll, banyak pengalaman yang kami dapatkan. Dari pengalaman tersebut, kami yakin dapat membantu dan memberikan solusi untuk permasalahan perhitungan penggajian di perusahaan Anda.

5 Kerugian Karyawan Saat Menerima Gaji Bulanan

5 Kerugian Karyawan Saat Menerima Gaji Bulanan

Saat ini banyak karyawan yang sering bingung, karena gaji tiap bulan yang diterima selalu kurang. Lantas apa penyebab kekurangan gaji tersebut? Apa sajakah kerugian-kerugian yang dialami oleh karyawan saat menerima gaji bulanan?

  • Pembayaran Gaji Terlambat.
    Sesuai PP No. 78 tahun 2015 (Pengupahan) Pasal 18 ayat (1) dan (2) :
    Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dengan pekerja/buruh.

    Terdapat beberapa faktor penyebab Pembayaran Gaji Terlambat, seperti :
    1. Data Transaksi Penggajian Yang Masih Menunggu Persetujuan Atasan.
      Data Transaksi Penggajian seperti Persetujuan SPL (Surat Perintah Lembur), Persetujuan Pergantian Shift Kerja, Persetujuan Ijin/Cuti dl. Sebelum data transaksi tersebut mendapatkan persetujuan dari masing-masing atasan, maka staff payroll tidak dapat memproses penggajian bulanan. Karena data transaksi tersebut diperlukan dalam menghitung besaran Uang Lembur atau akan berpengaruh ke perhitungan Tunjangan Kehadiran.

      Lain hal, jika perusahaan telah mempunyai sistem Employee Self Services, segala bentuk penggajuan transaksi penggajian (Pengajuan SPL, Pengajuan Pergantian Shift Kerja, Pengajuan Cuti) dapat dilakukan sendiri oleh masing-masing karyawan melalui komputer atau smartphone. Dan atasannya dapat langsung melakukan proses persetujuan melalui komputer atau smartphone, tanpa harus datang ke kantor.

    2. Proses Penggajian dikerjakan setelah tanggal cut off.
      Tanggal cut off merupakan batasan tanggal dimana perhitungan yang bersifat variable akan mulai dihitung (seperti uang lembur, absensi, tunjangan harian). Dalam proses penggajian terdapat 2 jenis periode, yakni Periode Komponen Tetap dan Periode Komponen Tidak Tetap. Biasanya, Periode Komponen Tetap ditentukan tanggal 1 sd 31, sedangkan Periode Komponen Tidak Tetap ditentukan tanggal 26 bulan sebelum sd tanggal 25 bulan ini. Jadi, dengan melihat contoh diatas, yang merupakan tanggal cut off adalah tanggal 25.

      Bayangkan, jika pada Peraturan Perusahaan telah ditentukan/dijanjikan bahwa pembayaran gaji akan diterima karyawan setiap tanggal 28. Sudah pasti tanggal setelah cut off, tanggal 26 sd 27 (2 hari) akan terjadi peningkatan pekerjaan penggajian. Data karyawan baru belum lengkap/belum dikirim, data absensi yang masing kosong, data SPL yang belum dikirimkan ke bagian payroll dan data lainnya.

      Lain hal, jika perusahaan telah menerapkan sistem penggajian yang dapat memproses data penggajian secara harian atau mingguan. Jadi proses data gaji dapat dicicil disetiap hariannya atau minggunya tanpa harus menunggu akhir bulan. Staff Payroll juga dapat melakukan verifikasi data gaji dari hasil proses tadi, melalui laporan atau chart. Yang dapat mendeteksi jika terdapat data yang kurang lengkap atau salah.

    3. Terdapat Pergantian Sistem Penggajian.
      Menggunakan Sistem Penggajian merupakan salah satu strategi perusahaan untuk meningkatkan kinerja dan produktfitas karyawan. Dengan adanya sistem penggajian, pekerjaan seorang HRD Payroll tidak lagi bersifat administrasi dan data entry, melainkan dapat dikembangkan yang bersifat Strategis dan Development karyawan. Lalu kenapa dengan adanya Pergantian Sistem Penggajian akan berdampak keterlambatan pembayaran gaji?

      Dengan adanya Pergantian Sistem Penggajian, pekerjaan HRD Payroll bisa saja menjadi 2x lipat, karena harus menghitung gaji menggunakan sistem penggajian lama dan sistem penggajian baru. Sudah pasti jika kita membeli barang baru, pasti masih banyak ditemukan bugs (error program), maka dari itu HRD Payroll akan menjalankan 2 sistem penggajian sekaligus.

    Masih ingat Point b diatas? Ya, proses penggajian dilakukan setelah tanggal cut off yang akan dilakukan dalam kurun waktu 2 hari. Bagaimana jika ditambahkan pekerjaan dengan memproses menggunakan sistem penggajian baru? Pasti akan terjadi 2-4 hari lebih lama, karena jika kita menggunakan sistem penggajian baru perlu adanya faktor kebiasaan untuk menggunakannya.

    Untuk itu, Perusahaan harus memperhatikan beberapa point dibawah, sebelum menentukan pergantian sistem penggajian, seperti :
    1. Pastikan produk (sistem penggajian) yang dipresentasi merupakan produk sudah jadi. Kenapa?
      Karena jika kita sebagai pembeli, ketika hari ini kita beli, besok pun ingin langsung menggunakan sistem baru itu. Apakah mau hari ini beli, tetapi dapat digunakan 3-6 bulan? Atau bahkan 1 tahun kemudian? Dengan alasan harus masuk meja produksi dan harus melalui testing programming.

    2. Pastikan produk (sistem penggajian) telah dipakai oleh banyak pelanggan lainnya. Kenapa?
      Jika produk telah dipakai oleh banyak pelanggan, maka bugs (error program) akan semakin sedikit ditemukan. Semakin banyak pelanggan yang sudah menggunakan, maka semakin sedikit bugs terjadi.

      Jika Perusahaan Anda merupakan perusahaan pertama yang menggunakannya, maka bisa dimungkinkan akan terjadi banyak bugs. Bahkan, sampai sistem penggajian tidak dapat digunakan.

      Lain hal, jika Perusahaan Anda merupakan pelanggan ke-50 atau bahkan ke-100, bugs programming akan minor sekali. Apalagi produk telah dilakukan improvement hasil dari saran dan masukan dari pelanggan-pelanggan sebelumnya.

    3. Pastikan produk (sistem penggajian) telah melalui proses simulasi berbagai perhitungan gaji yang ada di Perusahaan Anda (sebelum terjadi pembelian). Kenapa?
      Supaya Anda yakin bahwa sistem penggajian tersebut dapat menjadi solusi dan dapat dipakai di dalam Perusahaan. Akan sangat disayangkan jika sudah terjadi pembelian, tetapi masih terdapat perhitungan yang tidak dapat diakomodir oleh sistem. Dan timbul pekerjaan manual tambahan lainnya, yang seharusnya dapat diakomodir dalam sistem. Maka dari itu, sebelum terjadi pembelian, Anda berhak meminta simulasi perhitungan.

    Contoh Task Simulasi Perhitungan Gaji, dapat ditentukan sebagai berikut :


    Ingat, khusus untuk perhitungan pajak, Anda harus menyiapkan perhitungan pajak dalam versi Anda dan dibandingkan dengan hasil yang dikeluarkan oleh sistem. Tetapi, bagaimana jika Anda pun tidak mengetahui perhitungan pajak yang benar. Anda berhak meminta calon vendor untuk menjelaskan dalam bentuk excel dan lihat sampai dengan perhitungan akhir tahun (Formulir 1721A1). Karena ciri perhitungan pajak yang benar adalah :
    1. Pada bulan Desember tidak terjadi kurang/lebih bayar.
    2. Pada Formulir 1721A1 akan tertera NIHIL.
    3. Besaran Pajak Terutang dalam 1 tahun akan sama dengan Besaran Pajak Terutang yang dihasilkan oleh eSPT.

  • Pembayaran Tunjangan Variable Kurang.
    Tunjangan Variable merupakan Tunjangan yang didasarkan atas data kehadiran karyawan, seperti data kehadiran jam masuk dan jam keluar. Dalam suatu perusahaan, Jenis Tunjangan Variable ini dapat berbeda-beda, disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing.
    Tunjangan Variable dapat terdiri dari :
    1. Uang Lembur.
    2. Uang Makan.
    3. Uang Makan Lembur.
    4. Uang Transport.
    5. Uang Transport Lembur.
    6. Uang Insentive Kehadiran.
    7. Uang Shift Malam.

    Penyebab Utama Pembayaran Tunjangan Variable Kurang adalah ketidaklengkapan data kehadiran karyawan.
    Terdapat 2 Faktor penyebab ketidaklengkapan data kehadiran karyawan, diantaranya :
    1. Data Kehadiran Karyawan tidak terekam oleh Mesin Absensi.

      Padahal ketika karyawan absen, mesin telah menginformasikan bahwa data diterima dan disimpan. Solusinya Anda harus segera komunikasikan ke pihak vendor mesin absensi.

    2. Integrasi Data Kehadiran dari Mesin Absensi ke Sistem Penggajian, tidak berjalan dengan baik.

      Misalkan terdapat sebanyak 100 data kehadiran di Mesin Absensi, tetapi sistem penggajian hanya mengambil 80an data saja.

      Terdapat 2 Penyebab tidak terambilnya data kehadiran di Sistem Penggajian, seperti :
      1. Jam Keluar yang lewat hari.

        Misalkan shift 2 (15:00 sd 23:00), tetapi karyawan absensi keluar jam 00:15 (karena terdapat lembur 1 jam). Biasanya jam keluar 00:15 ini tidak terambil oleh sistem karena beda hari.

      2. Beda Shift Kerja, Dengan Aktual Kehadiran.

        Misalkan karyawan dijadwalkan pada shift 2 (15:00 sd 23:00), tetapi karyawan tersebut masuk pada shift 1 (07:00 sd 15:00) karena terdapat pertukaran shift kerja. Karyawan tersebut absen jam 06:50 dan 15:08.

        Biasanya 06:50 dan 15:08 tidak terambil oleh sistem, karena berbeda dengan jadwal shift yang sudah dijadwalkan.

      Untuk menanggulanginya, Perusahaan Anda bisa meminta untuk vendor sistem penggajian memperbaiki 2 masalah diatas. Supaya, ketika Anda menggunakan sistem penggajian, tidak terdapat pekerjaan tambahan, yang seharusnya pekerjaan tambahan tersebut dapat dilakukan oleh sistem.
       
  • Tidak Diberikan Slip Gaji.
    Sesuai PP No. 78 tahun 2015 (Pengupahan) Pasal 17 ayat (2) :
    Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.

    Beberapa kendala HRD Payroll yang mengakibatkan tidak mendapat mencetak Slip Gaji untuk karyawan, diantaranya :
    1. Jika Perusahaan masih menggunakan sistem excel untuk pengelola penggajian, pasti akan sulit untuk mencetak slip gaji semua karyawan. Satu-satunya cara adalah menggunakan mail merge, salah satu feature dari Microsoft Word. Itupun harus menyiapkan data penghasilan ke dalam table excel.
    2. Harus meluangkan waktu 1-2 hari sendiri khusus untuk mencetak dan mendistribusikan ke masing-masing karyawan.

    Lain hal, jika Perusahaan Anda sudah menggunakan sistem penggajian, slip gaji karyawan dapat langsung dicetak langsung dari sistem, tanpa harus export data ke excel dan menggunakan mail merge microsoft word.

    Apalagi terdapat sistem penggajian yang sudah menyediakan feature eSlip, dimana Slip Gaji akan dikirimkan melalui email pribadi masing-masing karyawan, slip gaji tersebut juga dilindungi password yang hanya diketahui oleh karyawan yang bersangkutan saja.
    Dengan memanfaatkan feature eSlip, waktu 1-2 hari untuk mencetak dan mendistribusikan slip gaji akan hilang.

  • Potongan PPh21 Yang Terus Berubah, padahal Gaji Tetap.
    Sudah seharusnya seorang Payroll Staff mengetahui tatacara perhitungan PPh21 sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku (PER 16/PJ/2016" ).

    Di dalam peraturan tersebut dijelaskan bagaimana perhitungan PPh21 yang benar. Dengan pemikiran awam, dengan memperoleh Gaji Tetap sudah pasti besaran Potongan PPh21 yang tetap pula di setiap bulannya.

    Perhitungan PPh21 dalam suatu Perusahaan, menggunakan sistem excel atau sistem penggajian haruslah sesuai dengan PER 16/PJ/2016" . Supaya Perusahaan mengikuti ketentuan dari Pemerintah (DJP), tanpa harus merugikan karyawan dan menjadi tandatanya karyawan disetiap bulannya.

    Untuk itu, jika Anda mengalami “Potongan PPh21 Yang Terus Berubah, padahal Gaji Tetap”, Anda bisa cek/simulasi perhitungan pajak menggunakan tools excel Perhitungan Karyawan Baru
    1. Jika Anda bukan merupakan karyawan baru ditahun ini, maka setting parameter “Bulan Masuk” bisa dipilih “Bulan Januari”.
    2. Jika Anda merupakan karyawan baru tahun ini, tools ini hanya dapat mensimulasikan bulan pertama kali Anda join.

    Untuk menanggulanginya (Potongan PPh21 Berubah, padahal Gaji Tetap), Perusahaan Anda bisa berkonsultasi kepada pihak vendor sistem penggajian, bahwa perlu perbaikan dalam perhitungan pajak PPh21. Bila perlu, testing sistem penggajian tersebut berdasarkan contoh soal yang terdapat di dalam PER 16/PJ/2016, supaya masalah serupa dan masalah lainnya tidak terjadi dikemudian hari. Contoh Soal dalam PER 16/PJ/2016, diantaranya :
    1. Perhitungan PPh Pasal 21 untuk Pegawai Tetap.
      1. PPh Pasal 21 dengan pembayaran gaji bulanan.
      2. PPh Pasal 21 dengan pembayaran gaji mingguan.
      3. PPh Pasal 21 atas pembayaran rapel.
      4. PPh Pasal 21 atas pembayaran penghasilan yang bersifat irreguler.
      5. PPh Pasal 21 stas penghasilan pegawai yang dipindahtugaskan dalam tahun berjalan.
      6. PPh Pasal 21 tas penghasilan pegawai yang berhenti/mulai bekerja dalam tahun berjalan.
        1. Pegawai baru mulai bekerja pada tahun berjalan.
          1. Perhitungan PPh Pasal 21 atas penghasilan pegawai yang kewajiban pajak subjektifnya sebagai Subjek Pajak Dalam Negeri, sudah ada sejak awal tahun kalendar, tetapi baru bekerja pada pertengahan tahun.
          2. Perhitungan PPh Pasal 21 atas penghasilan pegawai yang kewajiban pajak subjektifnya sebagai Subjek Pajak Dalam Negeri, dimulai setelah permulaan tahun pajak, dan mulai bekerja dalam tahun berjalan.
        2. Pegawai berhenti bekerja pada tahun berjalan.
          1. Pegawai yang masih memiliki kewajiban Pajak Subjektif berhenti bekerja pada tahun berjalan.
          2. Pegawai berhenti bekerja pada tahun berjalan dan sekaligus kehilangan kewajiban Pajak Subjektifnya.
      7. PPh Pasal 21 atas penghasilan yang sebagian atau seluruhnya diperoleh dalam mata uang asing.
      8. PPh Pasal 21 seluruh atau sebagian ditanggung oleh pemberi kerja.
      9. PPh Pasal 21 terhadap pegawai tetap yang menerima tunjangan pajak.
      10. PPh Pasal 21 atas penerimaan dalam bentuk Natura dan Kenikmatan lainnya.
      11. PPh Pasal 21 bagi pegawai tetap yang baru memiliki NPWP pada tahun berjalan.
    2. Perhitungan PPh Pasal 21 untuk Pegawai Tidak Tetap atau Tenaga Kerja Lepas.
      1. PPh Pasal 21 dengan Upah Harian.
      2. PPh Pasal 21 dengan Upah Satuan.
      3. PPh Pasal 21 dengan Upah Borongan.
      4. PPh Pasal 21 dengan Upah Harian/Satuan/Borongan, yang diterima secara bulanan.
    3. Perhitungan PPh Pasal 21 untuk Anggota Dewan Pengawas atau Dewan Komisaris.
      1. PPh Pasal 21 atas pembayaran penghasilan kepada mantan pegawai.
      2. PPh Pasal 21 atas pembayaran penghasilan kepada honorarium komisaris.
      3. PPh Pasal 21 atas penarikan dana pensiun oleh peserta program pensiun yang masih berstatus sebagai pegawai.
    4. Perhitungan PPh Pasal 21 untuk Bukan Pegawai.
      1. Yang menerima penghasilan yang bersifat kesinambungan.
      2. Yang menerima penghasilan yang tidak bersifat kesinambungan.
    5. Perhitungan PPh Pasal 21 untuk Peserta Kegiatan.
    6. Perhitungan PPh Pasal 26 untuk Wajib Pajak Luar Negeri.

  • HRD & Payroll Tidak Dapat Menjelaskan Asal Mula Potongan PPh21.
    Bagi sebagian besar HRD & Payroll sulit untuk menjelaskan asal mula potongan PPh21 disetiap bulannya. Tanpa didukung oleh tools untuk menjelaskan perhitungan PPh21.

    Jawabannya yang sering kita dapat adalah “Potongan PPh21 dikeluarkan oleh sistem secara otomatis”. Secara tidak langsung, nominal yang dikeluarkan oleh sistem, sudah dianggap benar oleh HRD & Payroll. Apakah benar pendapat demikian?

    Langkah pamungkas adalah Perusahaan menerapkan Pajak ditunjang oleh Perusahaan (Memberikan Tunjangan Pajak sebesar Potongan PPh21), sehingga karyawan dibebaskan dari potongan PPh21 dan bebas dari pertanyaan Asal Potongan PPh21 dari karyawan.
    Apalagi PPh21 tersebut nantinya bisa dijadikan biaya perusahaan saat menghitung Pajak Badan (Perusahaan).

    Tapi tidak semua Perusahaan dapat menerapkan Pajak ditunjang oleh Perusahaan.
    Bagaimana dengan Perusahaan yang menerapkan “Pajak dipotong ke karyawan”?

    Solusinya, jika Perusahaan Anda sudah memakai sistem penggajian, sebaiknya Anda meminta feature Slip Gaji yang terdapat penjelasan perhitungan potongan pajak setiap karyawan.
    Dengan demikian, karyawan dapat langsung melihat perhitungan pajak dalam slip gaji mereka, tanpa harus menanyakan ke bagian HRD & Payroll.

    Artikel dapat di download dalam bentuk eBook PDF.

 

 

 
Loading
  • Referensikan teman Anda untuk membaca.